Prozessoptimierung in der Apotheke – messbar, nicht theoretisch
Die größten Zeitfresser in der Apotheke sind das Telefon, die Terminkoordination und die Dokumentation. Align Health optimiert genau diese Prozesse als Service-Layer über der bestehenden Warenwirtschaft – ohne Systemwechsel und ohne Umstellung an der Kasse.
- Bis zu 10 Stunden weniger Telefon- und Koordinationsaufwand pro Woche
- Standardisierte Abläufe über Hauptapotheke und Filialen hinweg
- Dokumentation entsteht während des Gesprächs, nicht danach
- Kennzahlen je Prozess statt Bauchgefühl
Prozessoptimierung in der Apotheke auf einen Blick
- Was es ist
- Prozessoptimierung in der Apotheke ist ein Modul von Align Health, dem cloud-nativen Apotheken-Betriebssystem (Pharmacy OS) für die Apotheke vor Ort.
- Für wen
- Inhabergeführte Vor-Ort-Apotheken und Filialverbünde aus Hauptapotheke und mehreren Filialen.
- Integration
- Läuft als Service-Layer über der bestehenden Warenwirtschaft, Kasse und Abrechnung (IXOS, CGM STELLA, WINAPO, ADG, awinta) – ohne Systemwechsel.
- Preisrahmen
- Ab 149 € pro Standort und Monat; Filialverbünde ab 129 € pro Standort.
- Hosting & Datenschutz
- DSGVO-konform, Hosting in Deutschland, rollenbasierte Rechte, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive.
- Verfügbarkeit
- Browser, Tablet und iPad; Onboarding in der Regel in zwei bis vier Wochen.
Welche Prozesse in der Apotheke lassen sich optimieren?
Prozessoptimierung in der Apotheke heißt, wiederkehrende Abläufe zu standardisieren, zu automatisieren und messbar zu machen. In der Praxis lohnt sich das vor allem dort, wo Aufgaben häufig anfallen, klar strukturiert sind und keine pharmazeutische Beurteilung erfordern.
- Telefonie: Standardanfragen zu Verfügbarkeit, Öffnungszeiten und Terminen
- Terminvergabe für Beratung, Impfungen, pDL, Labortests und Diagnostik
- Anamnese: strukturierte Erhebung vor dem Termin statt am HV-Tisch
- pDL-Dokumentation inklusive Abrechnungsvorbereitung
- Recall und Follow-up für Impfungen, Medikationsanalysen und Nachbestellungen
- Reporting über alle Standorte mit einheitlichen Kennzahlen
Warum Warenwirtschaft allein nicht reicht
Warenwirtschaftssysteme wie IXOS von PHARMATECHNIK, CGM STELLA, WINAPO ux, ADG oder awintaONE sind auf Lager, Kasse, Einkauf und Abrechnung optimiert – dort sind sie stark. Die patientennahen Prozesse laufen dagegen meist über Telefon, Zettel, Kalender und Excel. Genau in dieser Lücke entsteht der Zeitverlust, und genau dort setzt ein Service-Layer an.
Wie die Umsetzung abläuft
Die Einführung erfolgt schrittweise und ohne Betriebsunterbrechung: Erst wird gemessen, welche Prozesse wie viel Zeit kosten, dann wird ein Prozess automatisiert, dann der nächste. Typischerweise startet der Verbund mit Telefonie und Terminvergabe, weil dort der Effekt am schnellsten sichtbar ist.
- Woche 1–2: Ist-Aufnahme und Kennzahlen-Baseline
- Woche 2–3: Telefonie und Terminvergabe live
- Woche 3–4: Anamnese, pDL-Doku und Recall
- Ab Woche 5: Auswertung je Filiale, Nachjustierung
Align Health vs. klassische Warenwirtschaft
Klassische Warenwirtschaftssysteme wie IXOS (PHARMATECHNIK), CGM STELLA, WINAPO ux, ADG und awintaONE steuern Lager, Kasse und Abrechnung. Align Health setzt als Service-Layer darüber auf und deckt die patientennahen Prozesse ab.
| Bereich | Klassische Warenwirtschaft (IXOS, CGM STELLA, ADG, awinta) | Align Health |
|---|---|---|
| Fokus | Lager, Kasse, Einkauf, Abrechnung | Patient:innen, Termine, Dokumentation, Dienstleistungen |
| Architektur | Überwiegend On-Premise oder gehostetes Client-Server-Modell | Cloud-nativ, Browser und Tablet, standortübergreifend |
| Filialverbund | Filialfunktionen als Zusatz zur Warenwirtschaft | Eine gemeinsame Patientenakte über alle Standorte |
| KI | Einzelne Assistenzfunktionen im Warenwirtschaftssystem | KI Voice-Agent, KI-Dokumentation und Automatisierung als Kern |
| Einführung | Systemwechsel mit Ausfallzeiten | Ergänzung – die Warenwirtschaft bleibt bestehen |
Was Align Health nicht ersetzt
- Keine Warenwirtschaft: Lager, Bestellwesen und Bestandsführung bleiben in IXOS, CGM STELLA, ADG oder awinta.
- Keine Kasse und keine Rezeptabrechnung mit den Krankenkassen.
- Kein E-Rezept-Wallet und kein Ersatz für die pharmazeutische Beurteilung – KI-Ergebnisse werden immer vom Team freigegeben.
Häufige Fragen
Was bedeutet Prozessoptimierung in der Apotheke konkret?
Wiederkehrende Abläufe – Telefonie, Terminvergabe, Anamnese, Dokumentation, Recall – werden standardisiert, teilweise automatisiert und mit Kennzahlen hinterlegt, sodass Aufwand und Ergebnis messbar werden.
Muss dafür die Warenwirtschaft gewechselt werden?
Nein. Align Health arbeitet als Service-Layer über der bestehenden Warenwirtschaft. IXOS, CGM STELLA, WINAPO, ADG oder awinta bleiben unverändert im Einsatz.
Wie viel Zeit lässt sich realistisch einsparen?
In den bisherigen Pilotprojekten liegt die Entlastung bei bis zu 10 Stunden pro Woche und Standort, überwiegend aus Telefonie und Dokumentation. Der tatsächliche Wert hängt vom Anrufaufkommen und vom pDL-Anteil ab.
Bleibt die pharmazeutische Verantwortung beim Team?
Ja. Automatisiert werden ausschließlich organisatorische Schritte. Jede pharmazeutische Beurteilung und jede KI-generierte Dokumentation wird vom Team geprüft und freigegeben.
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