Pharmazeutische Dienstleistungen wirtschaftlich abrechnen
Pharmazeutische Dienstleistungen (pDL) sind ein wichtiger Umsatzhebel, der in vielen Apotheken unterschiedlich gut abgerechnet wird. Der Unterschied liegt meist im Prozess: Wer Leistungen strukturiert anbietet, dokumentiert und nachverfolgt, holt deutlich mehr ab als eine Apotheke, die pDL nur „nebenbei“ erbringt.
Von Align Health · Anleitungen · 8 Min. Lesezeit · Veröffentlicht:
Kurz erklärt
- pDL-Umsatz entsteht durch systematische Ansprache, nicht durch mehr Beratungszeit.
- Jede pDL braucht eine klare Doku und einen definierten Abrechnungsstatus.
- Ein Recall-Prozess für Folgeleistungen erhöht den Wiederkaufsrate spürbar.
- Software-Unterstützung reduziert den Verwaltungsaufwand pro pDL um 50–70 %.
Was ist das?
Pharmazeutische Dienstleistungen (pDL) sind vom Apotheker persönlich erbrachte, abrechenbare Leistungen wie Medikationsberatung, Impfberatung oder Gesundheitschecks, die über den reinen Medikamentenverkauf hinausgehen.
Fakten auf einen Blick
- Anteil pDL am Apothekenumsatz
- steigt, aber variiert stark je nach Prozessreife
- ABDA – Zahlen, Daten, Fakten
- Zeitersparnis durch pDL-Software
- 50–70 % weniger Verwaltungsaufwand pro dokumentierter Leistung
- Interne Align-Health-Prozessanalyse
Warum pDL oft nicht vollständig abgerechnet werden
Viele pDLs werden erbracht, aber nicht dokumentiert oder nicht abgerechnet. Die typischen Gründe sind:
- Kein einheitlicher Leistungskatalog im Team.
- Dokumentation findet nachträglich statt und wird vergessen.
- Es fehlt ein Nachverfolgungsprozess für offene Abrechnungen.
- Folgeleistungen werden nicht systematisch angesprochen.
Software hilft nicht bei der fachlichen Entscheidung, aber sie stellt sicher, dass erbrachte Leistungen nicht verloren gehen.
Schritt 1: Leistungskatalog definieren
Jede pDL im Team muss gleich heißen, gleich lang dauern und den gleichen Preis haben. Beispiele für einen Katalog:
- Medikationsberatung (Erst- und Wiederholungsgespräch).
- Impfberatung und -durchführung.
- Blutdruck-, Blutzucker- oder Cholesterin-Check.
- Reiseimpfberatung.
- Nahrungsergänzungs- und Wechselwirkungs-Check.
Schritt 2: Ansprachepunkte im Alltag festlegen
pDLs entstehen nicht aus zusätzlicher Zeit, sondern aus dem richtigen Moment im bestehenden Gespräch. Typische Auslöser sind: neue Medikation, Dauermedikation mit Unsicherheiten, saisonale Impfangebote, Laborwerte im Gespräch oder der Wunsch der Kund:in nach Beratung. Diese Momente sollten im Team kommuniziert und im System mit einem Auslöser markiert werden.
Schritt 3: Dokumentation standardisieren
Eine standardisierte pDL-Doku enthält immer dieselben Elemente:
- Einwilligung der Patient:in (digital oder analog).
- Anamnese und aktuelle Medikation.
- Erbrachte Leistung und Beratungsinhalt.
- Ergebnis/Empfehlung.
- Freigabe durch den Apotheker.
KI-Scribe-Tools können das Gespräch transkribieren und in die Struktur einordnen. Die fachliche Freigabe bleibt aber beim Apotheker.
Schritt 4: Abrechnungsstatus verfolgen
Jede pDL erhält einen klaren Status. Das ist der wichtigste Schritt, um keine Leistung zu verlieren:
- Angeboten – Kund:in informiert, noch nicht zugesagt.
- Durchgeführt – Leistung erbracht, Doku in Arbeit.
- Dokumentiert – Doku vollständig, bereit zur Abrechnung.
- Abgerechnet – Rechnung/Abrechnung an Kostenträger.
- Abgelehnt – mit Grund, damit Muster erkennbar werden.
Schritt 5: Recall für Folgeleistungen einrichten
Wiederkehrende pDLs wie der Jahres-Medikationscheck oder saisonale Impfungen sind der wirtschaftlichste Teil. Automatische Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt steigern die Rücklaufquote deutlich. Der Recall sollte über den bevorzugten Kanal der Kund:in laufen (SMS, E-Mail, WhatsApp) und direkt zur Online-Buchung führen.
Schritt 6: Auswertung und Optimierung
Monatlich sollten Sie folgende Werte betrachten:
- pDL-Abschlüsse je Leistung und je Filiale.
- Verhältnis angeboten zu abgerechnet.
- Häufigste Ablehnungsgründe.
- Umsatz pro pDL und Zeitaufwand pro pDL.
Daraus lassen sich der Katalog, die Ansprachepunkte und die Dokumentation gezielt verbessern.
Rechenbeispiel: Wie sich pDL skalieren
Angenommen, eine Apotheke bietet drei pDLs pro Woche an, die im Durchschnitt mit einem Bruttohonorar von 20–30 € abgerechnet werden. Bei konservativer Schätzung werden zwei davon tatsächlich abgerechnet. Dann ergeben sich:
- 2 pDLs/Woche × 25 € = 50 €/Woche.
- 50 €/Woche × 52 Wochen = 2.600 €/Jahr.
- Durch systematischen Recall und bessere Ansprache lässt sich die Anzahl auf 5 pDLs/Woche verdoppeln: 5 × 25 € × 52 = 6.500 €/Jahr.
In einem Filialverbund mit drei weiteren Filialen, die denselben Katalog nutzen, multipliziert sich der Effekt. Die Voraussetzung ist ein zentraler Leistungskatalog und ein einheitlicher Prozess.
Häufige Fragen
Welche pDLs lassen sich besonders gut systematisieren?
Wiederkehrende Leistungen wie Medikationsberatung, Impfberatung und Gesundheitschecks. Sie haben klare Ansprachepunkte und lassen sich durch Recall automatisieren.
Darf KI die pDL-Doku erstellen?
KI kann das Gespräch transkribieren und strukturieren. Die fachliche Freigabe und pharmazeutische Verantwortung bleiben beim Apotheker.
Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand pro pDL ohne Software?
Erfahrungsgemäß 10–15 Minuten pro dokumentierter pDL für Doku, Freigabe und Abrechnung. Mit Software-Unterstützung reduziert sich das auf 3–5 Minuten.
Was ist der größte Hebel für mehr pDL-Umsatz?
Ein standardisierter Prozess aus Ansprache, Dokumentation, Abrechnungsstatus und Recall. Die meisten pDLs gehen nicht verloren, weil sie nicht erbracht, sondern weil sie nicht dokumentiert oder abgerechnet werden.